律师事务所信息资源管理

在本章当中，你将会学到如何组织、管理和利用律师事务所办公室中的信息资源，这些信息资源包括印刷物与电子信息资源和数据库。你将会估算出创造并保存这些资源的必要性和成本，并且考虑到包括CD-ROM制品和在线服务在内的取代传统图书馆的诸多不同的替代性产物。你将会通过技术开发出用于管理你所能获得的信息的多种方法。　

一 信息行业　

显而易见，每个人都会认为：律师们身处于信息行业当中。许多被我们称为“法律建议”的东西事实上就是信息，这些信息包括：根据法律规定我们的客户所享有的权利和承担的责任或者与其他方面包括对立方、法院以及行政管理机构的通讯往来，还有与处于不同水准之上的各方公共媒体的交往。那些无法查找、处理、分析并传播信息的律师无法恰当地履行他们的职责。职业行为示范规则1.4条规定：一名律师应该使其委托人对其代理的事项有合理的了解。　

我们正处于国际信息革命之中，这早就不是什么新闻了。与15世纪的印刷机改造了中世纪社会非常相像的是，计算机和通讯技术正在使我们世界转变进入一个新的信息时代。在某些方面，这个信息时代促进了普遍的平均主义；每一个人都可以平等地获得全球范围内储存于电子数据库内的信息。曾经属于学者、宗教领袖和政客个人领地的信息如今可以被那些街头巷尾的寻常百姓通过采取必要的手段来寻找即可获得。与此同时，如此之多的人可以获得如此之多的信息以至于人们发现他们自己湮没于一个信息海洋之中。未来学家（例如见，Marshall MacLuhan 在The Gutenburg Galaxy和Alvin Toffler在Future Shock中所作的分析）和传媒(例如见，The Matrix，在该电影中机器征服了人类)已经分析了这种现象所带来的影响。　

信息革命对中每一个个人在一个电子环境查找和开发信息的能力都提出了挑战。慢慢地，有一些人利用他们管理信息的能力来指导其他人来通过信息迷宫。律师们可以作为客户的计算机导游（cyber-guide），为他们提供有关法律上相关信息。信息提供者和信息的终端使用者之间的关系也正在不断改变。一种被称为非居间化的活动正在使律师们有了从许多与法律相关的业务领域中撤退的危险，在这些领域中客户们可以直接获得信息。在这样的环境之中，律师们将不得不找出他们能带给信息服务使用者们的额外价值是什么。　

信息革命也带来了一些麻烦的问题。现在有可能收集到大量的个人信息来侵犯他人的隐私，还可能在一种历史上未曾想象到的层次上实施犯罪行为。信息是众所周知的双刃剑，在为善和为恶方面存在着同样的可能性。处于电脑空间当中的律师和其他居民们必须致力于解决一系列新的道德问题。　

如果律师们正处于一个信息革命之下的信息行业之中的话，那么当我们获知信息正在使法律行业发生革命性巨变的时候就应该不会感觉到惊奇了。法律职业并没有张开臂膀来采纳技术。在20世纪70 年代晚期至20世纪80年代早期，随着大型计算机让位于小型计算机，只有最大的那些事务所能够承担起自动化的成本，并且计算机的运用常常局限在记账、预算以及内部纪录保存等方面。文字处理则是由专用于某一部计算机文字处理系统来进行操作，按照今天的标准来衡量的话这种操作系统是繁琐且功能单一的。甚至当将文字处理器连接起来以便于共享文档成为可能的时候，除了那些最大型的律师事务所，所有其他律师事务所仍然继续使用单用户设备。　

在20世纪80年代早期，更小的机器——被称为微机或者个人电脑——在市场上出现了。1983年IBM的个人电脑的推广为各类律师事务所办公室利用新的计算机技术打开了大门。除了体积较小以外，个人电脑还相对比较便宜，系统被设计成开放结构，这种结构不但允许复制的生成，还允许为各种各样的办公室应用而发展出各种不同的软件程序。这一切之所以成为可能是通过古怪而笨拙的磁盘操作系统（DOS）来实现的，这种系统是由一家叫做微软的软件公司新贵为IBM开发的。　

大约在IBM发展个人电脑的同时，苹果公司基于一种不同的理念创作了一种与IBM相竞争的操作系统。与DOS的打字指令控制不同的是，苹果公司采用了一种视觉的或者图形用户界面（GUI），在这种系统中指令通过桌面上的图标传达给计算机。而桌面则通过一种叫做鼠标的指示器来控制。　

虽然，苹果的桌面在使用上更为容易，但是IBM营销天才的非同一般的冲击，个人电脑系统结构对相似的硬件和软件开发者的开放，IBM通过DOS和以个人电脑为基础的各种系统在市场上占据了绝对的统治地位。虽然苹果的追随者们有关于其先进性的高声宣传，但下一个10年属于IBM及其复制系统，并因而属于DOS。虽然在现在，IBM失去了许多与其竞争者共享的市场，但是在个人电脑的早期岁月，尤其在企业环境中IBM已经占据了统治的地位，大蓝（Big Blue）则是王者。　

岁月流逝，越来越多的法律办公室尝试并购买了计算机。它们中有一些是被强大的文字处理软件系统所表现出来的吸引力所诱惑，比如Word Perfect和Microsoft Word，这些系统淘汰了陈旧的专用的文字处理器。其他事务所则完全用自动化系统来取代手动系统。这些律师事务所中有许多对于他们正在购买的计算机的潜在用途毫无头绪，对于许多人而言，新的个人电脑仅仅是更富于想象力的、速度更快的文字处理器而已。　

到了20世纪90 年代晚期，一个大型律师事务所的合伙人会被告知不要使用她的秘书的电脑来修改其辩护状，因为律师们在使用这种机器被别人看到“将是不体面的”。律师们以某种方式不屑于那些由计算机来承担的琐碎工作这样一种态度掩盖了在律师协会成员之间普遍存在的那种对技术的恐惧感。这种对技术的反感无疑会阻碍计算机系统在许多律师事务所的发展并进而使其为整个行业所排斥。　

值得庆幸的是，在计算机时代发端之时，有些律师就已经开始推动技术的边界并且固守在计算机工业发展的峰尖浪口上。许多技术公司已经集中开发法律和其它行业的办公室中的应用软件。随着每一代技术已经进入了市场领域（一代代表着1~2年），新产品已经比他们所取代的产品功能更为强大并且用户也更容易掌握。到90年代末，绝大多数法律办公室都采用了网络和互联网方案。　

二 计算机在法律办公室中的应用　

本部分着重介绍那些专门为法律办公室而设计的主要的计算机应用软件（见第六章中对硬件产品的一个讨论）。计算机应用软件是指那些为某一特定目的、为计算机所编写的程序。“软件”告诉“硬件”应该做什么。在商业性软件可广泛获得之前，计算机软件要么是为某一个特定的使用者而编写，要么就是安装在某一专用的机器上（比如，一个单机（stand-alone）文字处理器）。通常说来，有三类应用性软件：通用类、行业特殊种类以及定制类。通用类软件是设计用来处理某一类与行业无关的特殊任务的（比如文字处理）。行业特殊种类软件是设计用来解决某一行业特有的任务的（律师服务计时或者律师服务账单）。定制类软件是为某一个特殊使用者或者特殊用途而编写的。由于通用类和行业——特殊商业软件程序越来越富于兼容性以至于足以允许通过对其自身的改造来满足特殊使用者的需要，因而对定制类软件的需求降低了。　

以下两篇论文讨论了法律办公室内的计算机应用程序。　

技术：其对你实务活动的影响：法律办公室软件技术的进展　

选自《路易斯安那律师期刊》，Craig T. Broussard（2001年四月）　

法律职业的发展变迁已经经常导致了新的计算机技术在办公室中的吸收运用。律师们已经经常迅速地购买使用新的计算机软件。文字处理、会计、计时和记账、电子邮件、浏览器乃至文档汇编软件对于大多数法律办公室而言都是必不可少的。这些是和公文包与西装一样成为法律实务景观的一部分。　

新型的软件正日益变得能够以合理的价格广泛地获得并且可能对法律办公室计算机技术产生另外一种较大的影响。文档管理、案件管理、法律援助、审判意见（trial presentation）、演说呈文（speech presentation）以及更为专业的软件种类在较大型的且更为技术化管理的事务所之间都是一样的。然而，较小的事务所——以及那些寻求避免他们所觉察到的技术的代价高昂的“流血之刃”的事务所——也可以从新的程序中获益匪浅，比如可以提高效率和效果。　

对于采用新的软件的主要障碍仅仅在于许多律师不清楚软件的性能或者无法确切地知道这些性能如何适用于律师的事务之中。那些以“你不可能买不起这种新的软件”这样的句子开头的销售方式（sales pitches）对于那些律师而言好像空话一般，这些律师习惯于被告知没有了那些不是也将永远不会是不可或缺的产品他们将无法生存下去。当该律师没有清楚地确信软件是用来做什么的、该软件如何融入律师们日常的法律实务之中或者如何进行针对此种软件所带来的转换的时候，这种过渡吹嘘的感觉就会尤为强烈。　

当然，你附近友好的软件转售商也许会很乐意坐在你身边向您解释所能得到的软件的种类，展示软件的用途和好处并且为你和你的职员提供软件培训。在同一种类（比如文档管理）的诸多候选产品中选择正确的软件常常是更为困难的。在你找到那种拥有你最需要的感觉和性能的软件之前，你也许不得不试播完几盒子软件。　

软件转售商们常常对于软件甚至是他们所销售的软件的优点和缺点都相当的直言不讳，而且在互联网上有许多的资源（比如技术化律师社区（the Technolawyer Community））来提供与不同软件和不同种类软件相关的轶事或专家建议。虽然有关获取何种软件的决定常常要求你宝贵时间的重要投入，但是这项工作所获得的收益常常远远超过其成本。　

那么，这种新的软件是什么？　

案件管理　

案件管理软件（比如Time Matter，American Attorney或者Abacus Law）将文件、客户、联系以及其他信息都整合成一个单一的、集中的数据库，这个数据库可以以一种最适合你的需要的背景得以很容易地进入。比如，你能够浏览到与某一特殊案子、特定的客户、联系以及律师相关的所有信息，这些信息呈现出一种高度组织的、容易接近的并且可理解的的形式。　

目标在于通过将那些已经输入计算机系统的案件、客户、联系或者律师数据整合成一份新的数据资料从而使数据入口（date entry）最小化。在这些程序当中，电子日历与数据库直接联在一起，开会和开庭日期被设置成在你的电子日历中自动显示，当到了该你前往赴约的时候，就会发出警示性的钟声。这些功能当中有一些可以由你已经拥有的其它物品——比如Microsoft Exchange或者Novell Groupwise——来提供，虽然案件管理软件能提供更强的适应性和更多的性能。　

这些成果同样能通过让职员们在文档创建上少花些时间从而来提高事务所的工作效率。你可以从你的客户和案件纪录中直接创建文档，从数据库中调出信息并将这些信息加入你已经制作好的文档之中，从而无需让你的秘书一次次地重复进入同一个辨识信息（identifying information）。