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    批量法律服务的律所协作管理破局

    CQLSW.NET   2018-08-23   信息来源:广州律   作者:李万秋 胡佳彬
    核心提示:从前的领域律师也需要逐渐转变为行业律师,我们的管理思维是否可以与时俱进、我们对工具的使用是否还因循守旧,才是决定律师能否打造互联网时代行业服务专业律所品牌的关键。

    在这个律师业竞争激烈,律师业务趋近同质化的时代,律师服务已开始逐渐向行业法律服务转型,许多律师团队都已经接触到批量化的案件或法律服务,如工程款、材料款追收案件、银行不良资产清收案件、批量的常年法律顾问服务、批量的尽职调查服务等。

    这类批量法律服务的管理,是很多律所和律师团队遇到的痛点,如何能够通过科学有效的案件管理,用一套适合律所业务的制度体系,提高团队协作的效率,精细化管理案件流程和节点,让律师在法律业务市场中立于不败之地,笔者拟通过团队的实践经验,分享自己破局批量法律服务协作管理的思维与方法。

    批量化案件的管理痛点

    批量化案件,是特定行业领域内的,同质化的法律服务,为何我们将其定义为最难管理的法律服务,因为不同于独立个案,律师除了要关注案件本身,更需要关注如何在批量法律服务处理过程中如何提高效率、降低成本、避免出错,这类法律服务的管理痛点与案件特点同样突出,以批量银行不良资产诉讼清收案件为例:

    1、单体业务体量小,但麻雀虽小五脏俱全,每个案件都会经历完整的流程,各类诉讼节点繁多,极易导致工作跟进不系统;

    2、经办人员多,经办律师间如何协同办公、如何共享工作成果及工作经验,如何考察每个人的工作量,在传统的案件管理模式中都容易流于形式;

    3、批量案件的文书版本多且类似,在文书层面往往产生大量的重复工作;

    4、客户总觉得这类案件什么律师都能做,很难向客户体现我们的工作量和专业度。

    破局之道——经验体系化

    目前绝大多数的律师团队,在团队协作过程中,都使用了经验—经验的分享模式,比如发现经办律师在立案过程中,发现法院要求的文件份数改变了,就在微信群中告知其他协办律师。这种模式对于团队成员而言,似乎始终在学习新知识、积累经验,但是事实上这种经验分享,不固定也不系统,效果并不好,甚至有时成功者都不知道自己成功的原因,就将错误的经验传承给了后来者。

    对此,我们认为在批量法律服务管理时,应当将经验转化为方法论,将每个人工作中的经验、工作中产生的文件都固化下来,把工作中碎片化的经验用统一的系统记录下来。通过这种工作经验的累计,就形成每个重复产生的工作流程的模板、每份重复使用的文书的模板、每个具体工作注意事项的汇总,最终形成同类型批量法律服务的体系。

    破局之道——案件管理项目化

    工程项目的管理与律所法律服务管理有许多共通性,而工程项目管理是最典型的“花最少的钱,办最大的事”,在尽可能节省成本的情况下,把握好工程质量、工程进度两个关键节点,这与我们律师的诉求是一致的。

    借鉴工程项目的管理思维,我们将批量案件的项目管理划分为层次分明的五部分,即客户、案件、阶段、任务、节点。

    不同于个案,我们的做法是以【客户】作为批量法律服务管理的起点,首先为这个客户匹配服务律师,并创建属于他的全套任务模板、文档模板,并保存在这个客户的项下,每个客户都会被编制一套独立的工作流程,制作独立的文档汇编,出具工作计时报告等工作。对客户的每一个案件/服务独立建立子项目,并对案件项下的服务阶段、任务做精细化、流程化管理,每个具体任务都会结合经办律师的经验总结设置检查项,实现对批量案件/服务的精准节点把控。

    破局之道——工作任务流程化

    批量法律服务的特性决定了会有大量重复的工作内容及工作流程,而在传统的律所案件管理体系中,往往会安排固定人员负责同类事务,但如此就导致所有的知识积累都集中到人,对于新介入工作的律师或律师助理,就需要花费大量的时间进行重复的培训,还极易产生遗漏。

    在我们的案件管理体系中,我们将这种重复发生的任务进行流程化整理,对每一个案件、阶段、任务的注意事项和细节要求进行节点把控。比如有个案件要在天河法院立案,我们就会导入一个天河法院立案的节点,这个节点是所有协办律师的经验总结,里面就已经包括了天河法院立案的程序要求,立案需要的文书模板,立案时的注意事项。而随着我们工作经验越来越丰富,也会不断把一些新情况、法院的政策、心得更新进我们的任务流程,让节点控制不断完善,更加强大,做到案件流程的极致管理。

    破局之道——项目文档模板化

    文档是律师工作的核心,我们的大部分工作最终都会汇总成为一份份法律文书。同样的,在批量化法律服务中,会产生大量重复使用的文书版本,而我们将这种文书版本模板化,并传到律所的协作平台上,所有律师、律师助理可以轻松提取和使用这些文书模板。

    在批量法律服务管理中,我们强调律师团队每个人的参与度。我们认为,要从最适合团队业务特点的角度出发,创造一个属于自己的模板。而且,在文版模板化及任务流程化管理的过程中,我们要求每个律师、律师助理将他们个人的经验,个人的见解加入到模板中,而非一言堂的领导说教形式,让所有协办律师共同【发明】适合自己和团队的协作模式,并打造为属于我们的专属语言。

    破局之道——琐碎工作可视化

    可视化是法律行业近两年大热的一个词汇,但很多律师并不真正知道可视化该怎么用。在我们的批量法律服务管理中,我们会形成可视化的工作计时清单、针对特定客户的文档汇编、项目成员的可视化工作安排、大数据检索报告等多种形式的文件,让客户以最直观、最震撼的方式感受到我们的法律服务的量与质。

    结语

    有一句笔者特别赞同的话,叫做“思维决定了技能的上限,工具决定了技能的下限”,在这个法律服务市场受到互联网影响已经产生质变的时代,法律服务已逐渐向产品化、精细化甚至极致化发展,从前的领域律师也需要逐渐转变为行业律师,我们的管理思维是否可以与时俱进、我们对工具的使用是否还因循守旧,才是决定律师能否打造互联网时代行业服务专业律所品牌的关键。

    (作者:李万秋,胡佳彬,广东广信君达(白云)律师事务所律师)

    延伸阅读 重庆律师业务办理平台 | 重庆值班律师
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